Werkstress heeft vaak te maken met (geen) keuzes maken. Je wilt het liefst alles doen wat er op je to-dolijst staat, alleen daar heb je geen tijd voor. Je moet dus kiezen. Maar hoe bepaal je met welke taak je begint?
Een vraag die mij altijd helpt, is: ‘Moet ik dit nu doen?‘
Stel jezelf bij elk actiepunt vijf keer deze zelfde vraag met de klemtoon telkens op een ander woord. Zo bepaal je snel je prioriteiten en kies je bewust op welke taak je je als eerste gaat focussen.
Doe dit bij elk verzoek dat je krijgt van je leidinggevende, collega, klant, partner, familie, vrienden, instanties, et cetera. En niet te vergeten bij alle to-do’s die je van jezelf moet…
MOET IK DIT NU DOEN?
1 Moet ik dit nu DOEN?
Is het echt nodig dat je iets doet? Wat gebeurt er als je het niet doet? Gaat het om een taak die jij niet belangrijk vindt en die geen haast heeft? Onderneem dan geen actie. Dit soort problemen lossen zich vaak vanzelf op als je niets doet en kun je direct schrappen van je actielijst.
Voorbeeld: Een e-mailverzoek om een enquête in te vullen over een onderwerp dat je niet interesseert. Die kan gelijk in de prullenbak. Het kan ook gaan om een vraag die eigenlijk voor een ander bedoeld is. Hierbij kun je denken aan een cc-mail, waar je niet zelf op hoeft te reageren. 
2 Moet IK dit nu doen?
Ben jij de enige die dit kan doen of kun je het ook aan een ander overlaten? Door taken te delegeren, bespaar je jezelf een hoop tijd. Zo kun jij je richten op de dingen waar jij goed in bent of die jij het liefste doet.
Voorbeeld: Huishoudelijk werk, acquisitie, administratie en ander relatief eenvoudig uitvoerend werk hoef je niet allemaal zelf te doen.
3 MOET ik dit nu doen?
Stel jezelf de vraag hoe belangrijk en nodig het voor jou is om dit te doen. Hoort het bij jouw takenpakket? Past het bij jouw waarden en doelen? Van wie moet je het en waarom? Soms is het iets dat je zelf graag wilt, dan moet je het dus niet doen, maar wil je het doen. Dan voelt het al niet meer als een verplichting.
Voorbeeld: Je collega vraagt je iets uit te zoeken wat voor hem belangrijk is. Omdat je er tijd voor hebt en je elkaar helpen belangrijk vindt, wil je dit doen maar het moet niet.
4 Moet ik DIT nu doen?
Is dat wat je wilt doen, de beste actie op dit moment of kun je beter (eerst) iets anders doen? En is de manier waarop je het wilt doen de beste keuze of kun je het ook efficiënter doen?
Voorbeeld: Je wilt iemand bellen om een afspraak te bevestigen, maar je kunt eigenlijk sneller even mailen. Dan staat het ook gelijk op papier.
5 Moet ik dit NU doen?
Is het belangrijk voor je om deze taak direct uit te voeren of kan het ook op een later moment? En heeft deze klus voor jou haast of vindt iemand anders dat het een spoedklus is?
Voorbeeld: Je leidinggevende vraagt vrijdagmiddag om maandagochtend voor 08.00 uur een verslag aan te leveren. Dit betekent dat je er in het weekend aan zou moeten werken. Het loont de moeite om even door te vragen naar de uiterlijke deadline. Vaak ligt die later dan die ze aan jou doorgeeft.
Snel prioriteiten stellen bij werkstress
Vind ik het belangrijk? 
Nee? Doe het niet of delegeer de taak.
Ja? Stel jezelf dan de vragen:
- Wie kan het het beste doen?
- Wat is de juiste actie?
- Wat is het juiste moment?
Deze manier van kiezen is onder andere geïnspireerd op de Eisenhower-methode.
Waar begin jij mee?
Laat je reactie achter en inspireer anderen!
Ontspanningsworkshop op kantoor
Wil je meer tips om ontspannen te werken? Organiseer dan op het werk de korte en praktische workshop ‘Ontspannen tussen de bedrijven door’ van Linea Directa Ontspannen werken.
Hierin leer je hoe je je werk en andere dagelijkse bezigheden in een ontspannen houding en met zo min mogelijk inspanning kunt uitvoeren. Zo voorkom je spanningsklachten, vermoeidheid en verzuim.
Deze workshop combineren bedrijven ook wel met een studiedag, OR- of managementmeeting, vitaliteitsdag, gezondheidsweek, secretaressedag of personeelsevenement.
Op mijn website kun je lezen wat andere werkgevers en werknemers aan deze ontspanningsworkshop hebben gehad.
Stoelmassages op het werk
Ook een stoelmassage op het werk ontspant en zorgt voor een helder hoofd, waarmee het makkelijker kiezen is.
Misschien leuk om de afdeling een stoelmassagedag cadeau te geven voor Sinterklaas of kerst of als beloning na een drukke periode op het werk?
Veel werkgevers combineren stoelmassages ook met secretaressedag, een vitaliteitsdag, gezondheidsweek, scholingsdag of personeelsfeest.
Op mijn website kun je lezen hoe anderen mijn massages ervaren.
———Fijn als je mijn tips wilt delen op social media!———
Geef een reactie